วิธีการแรกเริ่มของการใช้เช่าเครื่องถ่ายเอกสารให้เอาเอกสารที่จะทำคัดลอกมาคว่ำลงบนกระจกของเครื่องถ่ายเอกสาร ปิดแผ่นฝาของเครื่องเช่าถ่ายเอกสารสำหรับมิให้แสงสว่างเข้าเครื่อง ตั้งรายละเอียดปลีกย่อยที่ต้องการ อาทิ ขนาดกระดาษ สัดส่วนเอกสาร ความเข้มของหมึก ปริมาณสำเนาที่ต้องการ เป็นอาทิ หลังจากนั้นกดปุ่มปล่อยกระดาษเพื่อเครื่องทำการถ่ายเอกสารตามตั้งใจ ครั้นได้คัดลอกครบตามโควตาที่ตั้งไว้ เครื่องเช่าถ่ายเอกสารจะหยุดงานการ แล้วจึงกดปุ่มพักเครื่องเพื่อที่จะประหยัดกระแสไฟฟ้า
เครื่องถ่ายเอกสารคือเครื่องมือหน่วยงานที่มีความหมายมากชนิดหนึ่งจึงน่าหาแนวทางบำรุงรักษาให้สามารถใช้งานได้ดิบได้ดี ไร้ปัญหา และทำเอาออมอดงบในการถนอมเครื่องด้วย อันจะเป็นสาเหตุของงานการมีศักยภาพ การดูแลรักษาเครื่องระดับต้นทำได้ดังต่อไปนี้
ในการทำสำเนา หากกระดาษเข้าไปติดในเครื่องให้ตรวจสอบการงานของลูกยางว่า หมุนไปในแนวใดดึงกระดาษที่ติดไว้ออกตามรูปพรรณการเวียนของลูกยางนั้น อย่าใช้เต้าเสียบร่วมกับของใช้ชนิดอื่น เพื่อ ความสามารถของเครื่อง
ตรวจดูสิ่งของที่ใช้กับเครื่องถ่ายเอกสารให้จำนวนพอเพียง ใช้เครื่องถ่ายเอกสารตามวิธีการที่กำหนดไว้ รอบคอบอย่าให้เครื่องถ่ายเอกสารโดนน้ำ พร้อมทั้งอย่าให้ฝุ่นผงเข้าเครื่อง
หากเครื่องไม่ทำงาน อย่าทำการซ่อมแซมด้วยตัวเอง ให้เรียกช่างไม่ก็ผู้รอบรู้การมาทำการซ่อมบำรุงไม่ก็มีข้อกังขาในการใช้เครื่อง ให้ติดต่อสอบถามช่างหรือไม่ก็ผู้ชำนาญการใช้เครื่อง
ต้องมีบันทึกเสมอๆเครื่องสำหรับทำการรายงานประวัติของเครื่องไว้
ทันทีที่เลิกใช้เครื่อง จำต้องถอดปลั๊กออก และใช้ผ้าห่มเครื่องทุกคราวภายหลังเลิกใช้งานในแต่ละวันเพื่อดูแลรักษาเม็ดฝุ่นเข้าเครื่อง เมื่อทำได้เพียงนี้การใช้เครื่องเช่าถ่ายเอกสารก็จะใช้ได้นานพร้อมกับมั่นใจได้ว่าจะทำเอามีความสามารถเยอะขึ้นเป็นแน่
