โปรแกรมบัญชีเป็นระบบบันทึกธุรกรรมทางการเงินบนคอมพิวเตอร์โปรแกรมบัญชีโดยมีตัวเลือกการบัญชีครบวงจรซึ่งแทบจะขึ้นอยู่กับขนาดของธุรกิจที่รองรับ ซอฟต์แวร์ทางการเงินอาจแตกต่างกันไปตั้งแต่โซลูชันมูลค่าหลายล้านปอนด์สำหรับ บริษัท มหาชนรายใหญ่ไปจนถึงรายการรายได้และค่าใช้จ่ายที่มีการจัดการอย่างง่ายข้อกำหนดจากซอฟต์แวร์โปรแกรมบัญชีมีความหลากหลายโดยมีแพ็คเกจการบัญชีการเงินที่ซับซ้อนและครอบคลุมที่สุดซึ่งรวมข้อมูลการรายงาน

ทางการเงินและจัดการโดยทีมนักบัญชีที่มีคุณสมบัติซึ่งโปรแกรมบัญชีได้รับการสนับสนุนโดยเสมียนบัญชีผู้ทำบัญชีและข้อมูลจำนวนมากจากแหล่งข้อมูลอัตโนมัติ ในอีกด้านหนึ่งของเครื่องชั่งผู้ประกอบการรายเดียวอาจใช้โปรแกรมบัญชีเองและสร้างชุดบัญชีการเงินสำหรับปีในช่วงบ่ายต้องใช้มาตรฐานการบัญชีที่แตกต่างกันจากชุดซอฟต์แวร์โปรแกรมบัญชีขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของวัตถุประสงค์และความต้องการของลูกค้า การทำบัญชีแบบรายการซ้อนอัตโนมัติ

ผู้ประกอบการเพียงรายเดียวมีแนวโน้มที่จะเป็นผู้จัดทำบัญชีภาษีและกรอก

ผ่านระบบฐานข้อมูลและอาจจัดเรียงในโมดูลทางการเงินโดยปกติจะเป็นทางเลือกของบริษัทมหาชนส่วนใหญ่ การทำบัญชีรายการเดียวจะไม่ใช่วิธีการโปรแกรมบัญชีที่ยอมรับได้สำหรับบริษัทจำกัดเนื่องจากข้อกำหนดในการตรวจสอบและภาระผูกพันตามกฎหมายอย่างไรก็ตามโปรแกรมบัญชีแบบเข้าครั้งเดียวมีสถานที่ในตลาดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีความซับซ้อนน้อยกว่าซึ่งรักษาการควบคุมทางการเงินผ่านความรู้อย่างใกล้ชิดเกี่ยวกับธุรกรรมทางการเงินทุกรายการ โปรแกรมบัญชีวัตถุประสงค์หลักของผู้ประกอบการเพียงรายเดียวมีแนวโน้มที่จะเป็นผู้จัดทำบัญชีภาษี

ซอฟต์แวร์ทางการเงินระดับที่ซับซ้อนที่สุดใน บริษัท ที่ใหญ่ที่สุดจะสะท้อนฟังก์ชันการบัญชีในองค์กรเหล่านั้นด้วยโมดูลต่างๆสำหรับบัญชีลูกหนี้บัญชีเจ้าหนี้การควบคุมโปรแกรมบัญชีสต็อกบัญชีแยกประเภททั่วไปและสินทรัพย์ถาวร โมดูลการบัญชีเหล่านี้อาจรวมเข้ากับฟังก์ชันทางธุรกิจอื่น ๆ เช่นฟังก์ชันโปรแกรมบัญชีการผลิตและการจัดส่งและยังแบ่งออกเป็นโมดูลแยกต่างหากภายในฟังก์ชันการเงินบริษัทขนาดใหญ่สมุดรายวันการขายและการป้อนข้อมูลการหมุนเวียนการขาย

การใช้งานระบบซอฟต์แวร์บัญชีฐานข้อมูลและโดยปกติความรู้ทางการเงิน

แผนกเพิ่มเติมอาจรวมถึงการบริหารการขายและการบันทึกลูกค้า ในทำนองเดียวกันฟังก์ชันบัญชีเจ้าหนี้อาจแบ่งระหว่างแผนกจัดซื้อแผนกใบแจ้งหนี้การซื้อบัญชีและฟังก์ชันโปรแกรมบัญชีทางกฎหมายสำหรับการชำระเงินที่ค้างชำระโปรแกรมบัญชีสำหรับ บริษัท และองค์กรขนาดเล็กมักเป็นระบบการป้อนข้อมูลของธุรกรรมหลักซึ่งรวมถึงรายได้จากการขายค่าใช้จ่ายในการซื้อเงินสดและธุรกรรมธนาคาร โปรแกรมบัญชีรายการเอกสารสำคัญเหล่านี้จะเข้าสู่ฐานข้อมูล

และสร้างทั้งฐานข้อมูลบัญชีลูกหนี้บัญชีเจ้าหนี้และบัญชีแยกประเภททั่วไปโดยทั่วไปความรู้ด้านบัญชีบางอย่างจำเป็นต้องใช้ในการใช้งานระบบซอฟต์แวร์บัญชีฐานข้อมูลและโดยปกติความรู้ทางการเงินจะมีอยู่ใน บริษัท เนื่องจาก บริษัทโปรแกรมบัญชีส่วนใหญ่ที่ใช้ซอฟต์แวร์บัญชีฐานข้อมูลยังจ้างพนักงานบัญชีหรือเสมียนบัญชีเพื่อป้อนข้อมูลและใน บริษัท ขนาดเล็กที่มีขนาดใหญ่กว่าเล็กน้อยก็เป็นนักบัญชีที่มีคุณสมบัติโปรแกรมบัญชี POS เพื่อจัดการฟังก์ชั่นการบัญชีความจำเป็น